Как проверить бухгалтера: правила внутреннего контроля.
Ответственность за постановку учёта на предприятии законодательство возлагает на непосредственного руководителя. Директор обязан обеспечить надлежащее отражение хозяйственных операций, своевременную оплату налогов и сборов. С этой целью глава компании должен привлечь квалифицированного специалиста, а также контролировать его добросовестность.
Границы ответственности
До изменения механизма субсидиарной ответственности статья 56 ГК РФ надёжно защищала собственников предприятия от претензий кредиторов. Учредители рисковали только вкладами в уставный капитал. Сейчас ситуация изменилась. При недостаточности средств для погашения долгов фирмы производится оценка добросовестности владельцев, главного бухгалтера и директора. Если вина в несостоятельности юридического лица будет доказана, деньги удержат с личных счетов нарушителей.
Как контролировать бухгалтера
Нередко недобросовестность наёмных сотрудников оборачивается для бизнеса катастрофой. Руководители, как правило, не обладают достаточными познаниями в сфере учёта и не могут своевременно выявить ошибки. Решением в этой ситуации становится двухступенчатый контроль. Директор ищет внешние признаки нарушений. При наличии тревожных сигналов к сотрудничеству привлекают независимых аудиторов.
Внутренняя проверка включает оценку по следующим параметрам:
1. Полнота базы данных. Большинство современных программ бухгалтерского учёта дополнены функцией выявления технических ошибок. Сервис выдаёт отчёты о противоречиях. Если система оповещает о недоработках, следует провести комплексную проверку. В этом случае высока вероятность нарушений на базовом уровне. Это признак некомпетентности бухгалтера и неумения пользоваться программой.
2. Качество документооборота. Отсутствие чёткой системы обращения отчётов, справок, актов сверки и прочей информации – явный признак халатности. Тревожным сигналом является отказ специалистов предоставить доступ к архиву. Все документы в бухгалтерии должны храниться по учётным группам. За минувшие периоды бумаги подшивают в отдельные папки с описью. Проблем с их поиском возникать не должно.
3. Содержание архивных папок. Присутствие в делах документов без печатей и подписей должностных лиц не допускается. При этом нарушение встречается в 99 % отечественных компаний. В условиях электронной переписки получить оригиналы сложно. Законной альтернативой признаны удостоверенные контрагентом копии или документы, подлинность которых подтверждена цифровой подписью.
4. Налоговое планирование. Главный бухгалтер или глава финансового отдела обязан ежеквартально составлять отчёт об отчислениях в бюджет и государственные фонды. Неверная калькуляция грозит компании штрафами и даже блокировкой счетов. Более того, за крупные налоговые недоимки в отношении директора могут возбудить уголовное дело.
Проверка по этим параметрам не требует привлечения сторонних специалистов. С задачей вполне справятся руководитель и юрист. Оценке стоит подвергнуть основные документы, включая регистры, балансы, декларации.